Zoals het gezegde luidt: tijd is geld. Daarom is het zo belangrijk dat ondernemers begrijpen hoe zij geld en tijd kunnen besparen met hun debiteurenadministratie. Vooral kleine bedrijven hebben een zeer beperkt kapitaal en exploitatiebudget, waardoor het van cruciaal belang is om manieren te vinden om geld te besparen. Bovendien helpt een efficiënt debiteurenbeheer niet alleen voor de cashflow; het verbetert de algehele financiële gezondheid van het bedrijf. Laten we eens kijken naar enkele tips over hoe je als eigenaar van een klein bedrijf de debiteurenadministratie kunt verbeteren.
Stel duidelijke betalingsvoorwaarden vast
Voordat je facturen verstuurt, moet je duidelijk maken hoe en wanneer klanten zullen betalen. Mogelijk moet je verschillende betalingsvoorwaarden aanbieden aan verschillende soorten klanten afhankelijk van de industrie waar je in werkt. De betalingstermijnen kunnen worden beïnvloed door belastingen, seizoenen of economische omstandigheden.
Volg het debiteurensaldo
Het debiteurensaldo is het bedrag dat de klanten je verschuldigd zijn. In een gezond bedrijf zou het debiteurensaldo elke maand moeten dalen. Neemt het toe, dan is er waarschijnlijk een probleem met het debiteurenbeheer. Houd er rekening mee dat het enige tijd duurt voordat klanten hun producten ontvangen en vervolgens hun facturen daadwerkelijk betalen. Als de klanten er langer over doen dan verwacht, zul je moeten onderzoeken waarom dit zo is. Het is normaal dat debiteuren hoger zijn in de zomer en rond de feestdagen.
Wacht niet tot klanten betalen
Als een klant er langer over doet om te betalen dan verwacht, ga dan niet zitten wachten tot hij betaalt. Stuur een herinneringsfactuur. Je kunt dit doen op de vervaldag. Vergeet in de herinnering niet om eventuele boetes voor te late betaling op te nemen. Als ze er uitzonderlijk lang over doen om te betalen, maar nog steeds solvabel zijn, kun je overwegen een kredietverlenging aan te bieden. Dit is alleen aan te raden in uitzonderlijke gevallen.
Software
Als je je facturen nog steeds handmatig opstelt, dan wordt het hoog tijd om te investeren in een goede ondersteunende software voor de debiteuren administratie. Zo kun je de gedeeltelijke werkzaamheden van het debiteurenbeheer uitbesteden. Je kunt in dit soort programma’s niet alleen facturen automatisch laten maken, maar je kunt er ook de registratie in bijhouden en automatische herinneringen laten sturen voor achterstallige betalingen. Dit zal enorm veel tijd, geld en moeite besparen. De liquiditeit verbeteren is zo een stuk makkelijker!