De business case voor het gebruik van planning software.
Het management wil vaak met harde cijfers weten hoeveel de organisatie beter wordt als ze een planning tool gaan inzetten. Daarom kijk ik in dit artikel naar de drie voordelen van het gebruik van een planning tool.
Ik onderscheid de volgende voordelen:
- Besparen van tijd
- Versnellen van projecten
- Verhogen van de productiviteit
Een planning tool bespaart je tijd
Veel bedrijven beginnen met plannen in een spreadsheet. Dit gaat bij vijf man goed, mits de planning niet vaak wijzigt. Is je planning groot en dynamisch dan besteden planners te veel tijd aan het bijwerken en communiceren van de planning.
Meestal wordt de planning per persoon weergegeven. Projectmanagers zien de planning graag per project. Hierdoor heb je vaak aparte spreadsheets voor de project planning en capaciteitsplanning. Het kost veel tijd om die spreadsheets op elkaar af te stemmen en dan hebben we het nog niet eens over rapportages gehad.
Medewerkers worden vaak via e-mail of telefoon over de planning geïnformeerd. Dat kost flink wat tijd, zeker als de planning vaak verandert. Vaak sturen bedrijven daarom maar de gehele planning aan iedereen. Hierdoor moeten medewerkers actief naar hun persoonlijke planning zoeken, wat natuurlijk eenvoudig fout kan gaan.
Verschuiving naar slimmer werk
Met een planning tool dat inzicht geeft en de communicatie automatiseert bespaar je tijd. Maar hoeveel tijd is dat? Dat is lastig om te zeggen. Vaak heeft men het over een paar uur per planner/projectmanager per week. Niet dat je dus een volledige FTE kan bezuinigen, maar men kan zich nu wel meer bezig houden met de belangrijke dingen.
Een tool voor de project planning versnelt projecten
Resource planning is vaak de zwakte van project planning. Heb je niet op tijd de juiste mensen op de juiste plek, dan stort je project planning in elkaar. Hangen er meerdere projecten aan elkaar dan is de planning van medewerkers nog belangrijker.
Met een goede flow kan je projecten versnellen. Je komt in een flow als je het gevoel hebt dat de uitdaging die je aangaat in evenwicht is met wat je kan. Hier kan je tijdens het plannen rekening mee houden, want medewerkers die in een flow werken versnellen je projecten.
Projecten kan je daarnaast versnellen door ze op tijd te stoppen. Ik ken voorbeelden van projecten waarbij het projectresultaat al behaald was, maar de overgebleven tijd gewoon werd gebruikt. Met een planning tool kunnen je planners en projectmanagers de voortgang van een project bijhouden. Laat je techneuten dus niet door poetsen, maar rond het project af als het resultaat is behaald. Zo zijn medewerkers ook eerder beschikbaar voor andere projecten.
Vooral kwalitatief
Maar hoe hangen we een getal aan de versnelling van projecten? Dat is lastig. Op basis van de resultaten kan je er achteraf iets over zeggen, maar vooraf is de toegevoegde waarde van een planning tool lastig vast te stellen. We houden het daarom bij een kwalitatieve verbetering.
Als een project namelijk soepel loopt, dan is dat positief voor iedereen. Medewerkers krijgen van passend en uitdagend werk energie en dat komt de projectresultaten ten goede. Daar worden klanten weer blij van en blije klanten nemen meer af. En daar wordt je organisatie weer beter van.
Een planning tool verhoogt de productiviteit
Het derde voordeel is dat een planning tool de productiviteit verhoogt. Medewerkers kunnen gewoon meer doen in dezelfde tijd. Bedrijven die hun geld verdienen met het uitvoeren van projecten voor klanten kunnen hier veel winnen. Meer uren die je kan declareren, betekent direct meer omzet en meer winst. Dat laat zich natuurlijk door meer geld eenvoudig kwantificeren.
Hoe inschatten?
De vraag is natuurlijk: hoe ga je de verbeterde productiviteit die je verwacht inschatten? Je zou de tijd dat medewerkers onproductief zijn kunnen analyseren. Vervolgens kan je dan inschatten hoeveel je van die tijd kan verminderen door een betere planning, want er moeten natuurlijk wel declarabele projecten zijn.
Conclusie
Als we kijken naar tijdsbesparing, dan zien we dat je deze goed kan kwantificeren. We hebben daarnaast ook gezien dat besparen op tijd niet zal leiden tot een keihard financieel voordeel. Medewerkers hebben gewoonweg meer tijd voor het ‘slimmere’ werk. Een business case enkel hierop gebaseerd is niet erg sterk.
Hiervoor moet je toch echt kijken naar de verhoging van de productiviteit. Dit is een goede indicator, omdat deze zich goed in geld laat uitdrukken. Als je daarnaast wilt weten hoeveel procent de verbetering is, dan vraagt dat wel om een gedegen analyse en inschattingsvermogen.