Een office manager regelt het reilen en zeilen op de werkvloer. Dit vraagt om een alleskunner die een brede diversiteit aan taken op zich kan nemen. Het is daarom niet zo vreemd dat er regelmatig onduidelijkheid bestaat over welke taken er nu precies onder office management vallen. In dit artikel wordt uiteengezet hoe de functie van office manager in elkaar steekt.
1. Wat is een office manager?
Een office manager vormt een onderdeel van de secretariële afdeling. De office manager voert daar eigen taken uit en stuurt, indien van toepassing, medewerkers van het secretariaat aan. Een office manager is degene die ervoor zorgt dat de medewerkers van een bedrijf hun werk zo zorgeloos mogelijk uit kunnen voeren.
2. Wat doet een office manager?
Het takenpakket van een office manager verschilt per bedrijf of organisatie. Het hangt namelijk nauw samen met de branche en de grootte van het bedrijf of de organisatie waarin de office manager werkzaam is.
Grofweg kan het takenpakket verdeeld worden in een drietal onderdelen.
- Secretariële zaken: De office manager biedt ondersteuning aan het management en de directie. Secretariële taken die een office manager dikwijls op zich neemt, zijn het maken van afspraken, het voorbereiden van vergaderingen, het uitwerken van verslagen, notulen en rapporten, de communicatie met externen en andere afdelingen, en het beheren van het archief en contracten.
- Personele zaken: De office manager vormt tevens het aanspreekpunt voor medewerkers. Ook neemt de office manager vaak enkele personele zaken op zich, zoals de personeelsadministratie. In grote(re) bedrijven worden deze werkzaamheden meestal door een HR manager uitgevoerd.
- Faciliterende zaken: Bovendien vervult de office manager faciliterende zaken, zoals het regelen van de kantoorinrichting, voorraadbeheer, het structureren van bedrijfsafval en het huren van een afvalcontainer. De office manager zorgt ervoor dat deze zaken geen belemmering of ergernis vormen bij de medewerkers van het bedrijf.
Waarover beschikt een office manager?
Een goede office manager is een assertieve, flexibele, klantgerichte en stressbestendige persoonlijkheid. De office manager heeft een scherp oog voor medewerkers, ziet waar ingesprongen dient te worden en weet overzicht te bewaren als anderen dit dreigen te verliezen.