Als ondernemer heb je een kantoorruimte nodig. Daar ga je naartoe om te werken, daar ontvang je je klanten, leveranciers en andere zakelijke relaties. Je kantoor is stijlvol ingericht, bij de receptie zit de telefoniste of secretaresse om ervoor te zorgen dat alles op rolletjes loopt. Zij verwerkt de post en ontvangt bezoekers. Plant werkzaamheden en neemt de telefoon aan. En jij zit in je werkkamer achter een mooi bureau om hopelijk goede zaken te doen. Maar dit beeld gaat niet op voor elke ondernemer. Steeds vaker kiezen zij voor een virtueel kantoor. Dat bespaart kosten en is in veel opzichten net zo efficiënt.
Hoe regel je een virtual office?
Het openen van een virtueel kantoor is in een paar uur te regelen. Je kunt een virtueel kantoor huren bij Zakelijkhuren24. Je krijgt een vestigingsadres in een stad in Noord- of Zuid-Holland met bijbehorend lokaal telefoonnummer als je dat wilt. Je kunt het vestigingsadres vermelden op je website en je zakelijke correspondentie. Het telefoonnummer kun je doorschakelen naar een vast nummer thuis of naar je smartphone. Je kunt natuurlijk ook gebruik maken van een professionele telefoondienst die je inkomende gesprekken beantwoordt.
Postverwerking
Je ontvangt op je zakelijke vestigingsadres ook gewoon je post. Die wordt geopend en gescand. Vervolgens ontvang je de stukken per e-mail. Wekelijks worden de originelen aan je doorgestuurd. Klanten en andere relaties kunnen dus gewoon correspondentie versturen zonder dat je hiervoor bijvoorbeeld je privé adres hoeft te gebruiken. Uiteraard wordt er strikt vertrouwelijk met je post omgegaan.
Toch een dagje naar kantoor?
Er kunnen verschillende redenen zijn waarom je liever niet fulltime thuiswerkt. Een klant ontvang je nu eenmaal liever op kantoor in een comfortabele vergaderkamer in plaats van aan de keukentafel terwijl je kinderen in en uit lopen. En een belangrijk rapport schrijven gaat vaak een stuk sneller als je je goed kunt concentreren. Daarom kun je bij het virtual office een werkplek huren. Voor een vaste dage of dagen in de week of alleen op afroep. De tarieven die je hiervoor betaalt wegen bij lange na niet op tegen het zelfstandig huren van kantoorruimte die je wellicht maar deels gebruikt.
Een professionele uitstraling voor je bedrijf
Als je startende ondernemer bent dan kun je vaak nog niet zoveel investeren. Misschien is het nog even afwachten of het bedrijf goed gaat lopen. Een kantoorruimte huren is dan een groot risico. Als de zaken minder goed gaan dan zit je vaak vast aan een langlopend huurcontract. Door gebruik te maken van en virtueel office blijven de kosten beperkt. Je kunt starten met een maandabonnement. Als de dienstverlening goed bevalt en de zaken gaan goed dan kun je overstappen op een halfjaar- of jaarabonnement met lagere kosten per maand. Wil je geen gebruik meer maken van de dienstverlening dan kun je je abonnement aan het einde van de looptijd eenvoudig opzeggen.