Als ondernemer wil je jouw zakenrelaties, zakenpartners en klanten soms iets schenken. Het is gebruikelijk om dat ieder jaar rond de feestdagen in het najaar te doen, maar het zou ook kunnen voorkomen dat je jouw relatie iets wilt geven voor een uitzonderlijke prestaties. Bijvoorbeeld als jullie gezamenlijk een fantastisch doel hebben bereikt. Een relatiegeschenk heeft heel veel voordelen. Je creëert goodwill bij een zakenrelatie, je kunt jouw bedrijf ermee promoten en de kosten zijn aftrekbaar. Maar hoe zit dat fiscaal technisch dan in elkaar?
Relatiegeschenken niet volledig aftrekbaar
Als eerste is het goed om duidelijkheid te scheppen, want een relatiegeschenk is niet volledig aftrekbaar. Dat is natuurlijk goed om te weten. Het is sowieso niet aftrekbaar als het geschenk wordt gebruikt als een promotiemiddel. Want dan spreken we over een acquisitie en dat zijn reguliere bedrijfskosten. Een doos met bedrukte pennen bij een relatie laten afleveren zodat deze onder het personeel worden verspreid is dus geen relatiegeschenk, maar een promotiemiddel. Maar een product met jouw bedrijfslogo verstuurd naar een specifiek persoon binnen een organisatie is dan wel weer een relatiegeschenk.
Gemengde kosten
Relatiegeschenken vallen onder gemengde kosten en dat houdt in dat een relatiegeschenken zowel een zakelijk als persoonlijk belang hebben. Het zakelijke deel is aftrekbaar, maar het persoonlijke deel niet. Dat is vrij logisch, maar veel bedrijven gaan hier nog wel eens mee de mist in. Het is ook niet eenvoudig om te bepalen welk deel als zakelijk en welk deel als persoonlijk kan worden gezien. Maar er is een vuistregel die je kunt toepassen.
Welk deel van relatiegeschenken is fiscaal aftrekbaar?
Allereerst is het slim om relatiegeschenken op een aparte grootboekrekening te boeken, want zo heb je meer inzicht en controle over de gemengde kosten die je maakt. Ook je boekhouder of administratief medewerker vind dat wel prettig. In de regel zijn relatiegeschenken voor 80% aftrekbaar. 20% van de kosten wordt gezien als winst en in de regel aan het einde van het boekjaar bij het bedrijfsresultaat opgeteld. Hier betaal je dus netjes de inkomstenbelasting over.
Hoe zit het met de BTW op relatiegeschenken?
De BTW is een iets ander verhaal, maar in de basis zijn relatiegeschenken zakelijke aankopen en deze mag je dan ook als zodanig boeken. Met andere woorden, je kunt de BTW over een relatiegeschenk terugvorderen. Dit doe je logischerwijs eens per kwartaal als het weer tijd is voor het doorgeven van de omzetbelasting. Daarnaast is het belangrijk dat je niet meer dan 227 euro exclusief de BTW per persoon op jaarbasis spendeert. Anders moet er gewoon BTW worden afgedragen aan de belastingdienst.
Zijn dat alle spelregels?
Nee! Er zitten meer haken en ogen aan relatiegeschenken dan dat je zou denken, maar allereerst is het belangrijk om een relevant relatiegeschenk te geven. Wanneer je een relatie iets buitengewoons cadeau doet waar hij of zij eigenlijk geen belang bij heeft tijdens zijn of haar dagelijkse business, praten we niet meer over een relatiegeschenk. Daarnaast is een relatiegeschenk alleen iets dat je aan bestaande klanten en zakenrelaties schenkt. Wanneer je nog geen bestaande klanten iets toestuurt praten we over acquisitie en dus over reguliere bedrijfskosten. Dat zijn dan nog steeds zakelijke kosten, maar deze kosten zijn dus niet voor 80% aftrekbaar.